Вы находитесь здесь:

Как происходит экспертиза ценности документов

Документация любого учреждения включают в себя разнообразную информацию. Востребованность многих сведений, содержащихся в них, разовая. К ним никогда больше не возвращаются. Но есть документы, которые могут быть востребованы постоянно или в течении длительного времени. Самые важные документы, представляющие наибольшую ценность, включают в себя информацию, которая никогда не утратит своей практической или научной ценности.

Так как хранение огромного количества всей создаваемой документации экономически невыгодно, то для их оценки проводится экспертиза ценности документов. Это плановое, систематическое мероприятие производится для отбора бумаг на хранение, а также для определения сроков их хранения, на основании критериев значимости содержащейся в них информации.

Проводится экспертиза в несколько этапов.

1. Непосредственно в делопроизводстве, при систематизации документов в процессе их использования, а потом перед тем, как дела сдаются в архив.

2. В архиве предприятия при приемке и подготовке к передаче на хранение.

3. При приеме-передаче из архива учреждения в государственный архив

Осуществляется экспертиза Экспертной Комиссией учреждения, которая создается приказом руководителя. В небольших компаниях в нее входят делопроизводитель и главный бухгалтер. В более крупных - несколько наиболее опытных работников и представитель государственного архива, прикрепленный к данной организации. Комиссия наделена коллегиальными полномочиями, по всем заседаниям секретарем ведется протокол, который подписывается председателем. В обязанности ЭК входят - внимательное полистное изучение дел, определение сроков хранения, составление актов по уничтожению бумаг, не предназначенных для хранения, или с истекшим сроком хранения.

1.Документация постоянного хранения, отражающая основные виды и направления деятельности (графики долгосрочного планирования, приказы, отчетная документация, протоколы заседаний и собраний, входящая и исходящая переписка с партнерами, органами власти, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.)

2.Документация временного хранения, обеспечивающая текущую практическую часть деятельности учреждения (текущие отчеты и докладные, справки и пр.)

3. Документация по персоналу учреждения, предназначенная для длительного (75 лет) хранения ( приказы приема-увольнения, отчисления по налогам и пенсиям, лицевые счета по заплате и пр.).

После завершения работы комиссии все составленные акты и описи подписываются руководителем организации. После чего дела, выделенные для хранения, подготавливаются и передаются в архивы структурных подразделений, главный архив предприятия или в государственный архив, отобранные для уничтожения - уничтожаются или сдаются в пункты вторсырья по накладным.

Статья подготовлена по материалам сайта: ООО "ДокументЪ"


© 2008—2024 ООО «АВГУСТ СИТИ» (бренд «МСК-реклама»). Россия, Москва, Киевское шоссе, Бизнес-Парк "Румянцево, корпус Г, подъезд 17, офис 836г

Создание сайта — Элкос (www.elcos.ru)